2015年

6月

04日

会議の運営は…

 会議の運営は楽な仕事ではない。テンポよく進み、十分に意見交換ができ、実りのある結論を得る―という会議が理想的だ。いろいろな会議を取材したり、自ら参加したりしてきたが、理想的な会議に出会えた経験はほとんどなかった◆ありがちなパターンの一つは、配布された資料の説明が延々と続くというものだ。ひどい会議になると、担当者が「説明」とか「報告」と称し、資料の全文を棒読みしたりする。資料は参加者の目の前にあるのだから、時間の無駄というほかない◆出席者の自己紹介や資料の説明に時間の大半を費やし、3時間近い会議なのに、意見交換が最後の15分だけだったというコメディのような会議もあった◆意見交換の時間は十分でも、一部の出席者が話題を独占し、大半の出席者にとって関心の薄いテーマでひたすらおしゃべりが続くというパターンもある。そういう時に議長の役割は重要だ。うまく交通整理をして話を本題に戻し、出席者の意見を調整し、とにかく何らかの結論に導く手腕が求められる◆大事なのは会議後の行動だ。会議そのものは座って話をするだけの場であり、かける時間は短いに越したことはない。しかし、会議そのものが目的になっているような会議が何と多いことか。行政しかり、民間しかりである。